Da anni i documenti da archiviare (referti di esami, ricevute di pagamenti, buste paga, etc.) sono sempre più spesso in formato digitale. Come conseguenza Google Drive stava diventando sempre di più il mio archivio digitale, senza che lo volessi e senza che potessi fare molto per impedirlo.
Qualche tempo fa, galvanizzato dall’esperienza dell’essermene andato da Facebook, ho cominciato a pensare di togliere il mio archivio da Google Drive e di costruirmi un archivio digitale da affiancare a quello cartaceo, fatto di fogli di carta chiusi in buste di plastica chiuse in faldoni di cartone. L’esperienza è stata positiva e ho pensato di annotare qui qualche passaggio nel caso possa essere utile a qualcun altro/a.
Prima di tutto ho dovuto pensare a cosa io volessi archiviare e a quale scopo dovesse servire l’archiviazione. Da questa analisi sono emerso con una categorizzazione dei miei documenti in:
- documenti che voglio avere costantemente a portata di mano (libretto di circolazione, copie dei documenti di identità, etc.);
- documenti che vanno conservati (anche per lunghi periodi) ma che non mi serve avere a portata di mano (scontrini, bolli auto, documenti fiscali, ecc.).
Ho quindi pensato a due archivi, uno piccolo per i pochi documenti che serve avere sottomano e uno grande per i documenti che è importante conservare ma che non serve avere sottomano. Solo il primo di questi due era necessario fosse on line mentre il secondo poteva tranquillamente essere realizzato su un supporto di memorizzazione più “tradizionale” (hard disk, chiavette USB, ecc.).
Archivio on line
Per l’archivio on line ho pensato di appoggiarmi al mio sito, ho quindi creato un nuovo sottodominio e ho pensato di installarci qualche applicazione web che mi permettesse di accedere sia per salvare che per visualizzare i documenti, ovunque io fossi (davanti al PC dell’ufficio, davanti al PC di casa, in vacanza, ecc.).
Dopo un po’ di ricerche la scelta è caduta su Nextcloud. Si tratta di un’applicazione con molti moduli di cui però ho deciso di installare solo quello dedicato all’archiviazione di file. Una cosa molto utile è che questo software dispone anche di una comodissima app per smartphone che permette di accedere o di aggiungere file all’archivio ovunque ci si trovi. Lo svantaggio di questa soluzione è che usa spazio disco “pregiato” (quello del mio sito) e quindi più costoso. Per adesso il contratto che ho con il provider è più che sufficiente a memorizzare i documenti che mi interessa archiviare in questa modalità mentre in futuro, se dovessero crescere le mie esigenze, potrò sempre passare ad un contratto di hosting di livello superiore e avere a disposizione uno spazio disco maggiore.
Un altro punto di forza di questa soluzione è che non richiede ci si preoccupi di fare backup né di eventuali problemi di sicurezza (se non quella dell’applicazione stessa), perché di tutto questo si occupa già il provider che mi fornisce lo spazio web e molto meglio di come potrei fare io.
Archivio off line
Per l’archivio off line mi sono orientato verso due chiavette USB da 64 GB, una da usare come archivio e una da adibire a backup. Ho preferito questa soluzione a quella dell’hard disk perché comunque mi offre maggiori possibilità di tenere l’archivio sempre (o quasi) con me. Portarsi dietro l’archivio però significava anche correre il rischio di perderlo e che qualche sconosciuto potesse avere accesso a tutti i fatti miei. Per mitigare questo rischio ho quindi deciso di cifrare entrambe le chiavette con BitLocker, un software per la cifratura che è nativo su Windows ma molto ben integrato anche in Linux (sul mio PC personale uso Ubuntu).
A questo punto ho raggiunto il mio obiettivo: ho un archivio a cui posso accedere ovunque io sia, ma necessariamente di dimensioni più ridotte, e un archivio che (seppure con certi limiti) posso comunque tenere con me, ma di dimensioni enormi (almeno per quelle che sono le mie esigenze di archiviazione).
E così me ne sono andato anche da Google Drive.